Η Ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η έκδοση των παραστατικών μίας επιχείρησης με ηλεκτρονικό τρόπο. Για να γίνει αυτό, απαραίτητη προϋπόθεση είναι να διαθέτει το κατάλληλο λογισμικό το οποίο θα επιτρέπει την ηλεκτρονική έκδοση των παραστατικών, και τη διαβίβασή τους στην πλατφόρμα MyDATA της Α.Α.Δ.Ε, λαμβάνοντας μεταξύ άλλων και το Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησής του (Μ.ΑΡ.Κ).
Ουσιαστικά, με την ηλεκτρονική τιμολόγηση καταργείται η εκτύπωση χάρτινων εντύπων τιμολογίων και η έκδοση των παραστατικών, πλέον, γίνεται αυτοματοποιημένα. Αφορά τη διαδικασία της άυλης ηλεκτρονικής αποστολής των τιμολογίων μίας επιχείρησης προς τους πελάτες της ή αντίστροφα την ηλεκτρονική παραλαβή των τιμολογίων από τους προμηθευτές της.
Στην Ελληνική αγορά, η έννοια της ηλεκτρονικής τιμολόγησης έχει αρχίσει να πρωτοεμφανίζεται από το 2006, όπου και θεσμοθετήθηκε φορολογικά και οι επιχειρήσεις είχαν αρχίσει, σιγά σιγά, να την εφαρμόζουν μέσω παρόχου υπηρεσιών ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Από τον Αύγουστο του 2019, η Α.Α.Δ.Ε., με την πρώτη, τότε, έκδοση της πλατφόρμας MyDATA, είχε προβλέψει ότι ένας από τους τέσσερεις τρόπους διαβίβασης των δεδομένων των συνόψεων των παραστατικών στην πλατφόρμα ήταν και η διαβίβαση των δεδομένων των συνόψεων των ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους παρόχους Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης και Πληροφόρησης.
Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση δεν περιορίζεται μόνον στα απαραίτητα συνοδευτικά πώλησης, αλλά αφορά όλα τα εκδιδόμενα έγγραφα, μέσα από τα συστήματα ERP, μεταξύ δύο εμπορικών εταίρων: προσφορές, παραγγελίες, εντολές αγοράς, κλπ.
Αξίζει να σημειώσουμε πως κάποιες επιχειρήσεις διαθέτουν τη δική τους εσωτερική διαδικασία Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης. Όμως, πολλές άλλες αξιοποιούν τη λύση outsourcing, δηλαδή τη συνεργασία με Παρόχους Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης για την υλοποίηση και υποστήριξη διαδικασιών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης και στην αρχειοθέτηση σε εξωτερικούς servers ή στο cloud.
H χρησιμότητα και τα Πλεονεκτήματα της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης
Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση δίνει τη δυνατότητα σε μία επιχείρηση να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται την αποστολή/λήψη των παραστατικών με τους πελάτες και τους προμηθευτές της, με μεγαλύτερη ασφάλεια, έλεγχο και ευελιξία.
Συγκεκριμένα, τι επιτυγχάνεται:
- Πλήρης και άμεση εικόνα των υπολοίπων από πελάτες και προμηθευτές
- Πλήρης εικόνα κινήσεων για πελάτες και προμηθευτές
- Ταχύτητα διεκπεραίωσης όλων των εργασιών
- Βελτιωμένη διαχείριση των οικονομικών και αποθεματικών πόρων της επιχείρησης
- Αυτόματη επανέκδοση παραστατικών σε συγκεκριμένες ημερομηνίες για τακτικές συναλλαγές
- Μαζικές αντιγραφές παραστατικών για εξοικονόμηση χρόνου
- Σημαντική μείωση χαρτιού και ενίσχυση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος της επιχείρησης
- Σημαντική μείωση της γραφειοκρατίας
- Αποτελεσματικότερη υποστήριξη πελατών και προμηθευτών
- Αυτόματη αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών εγγράφων και παραστατικών
- Ταχύτατη αναζήτηση αποθήκης, πελατών, προμηθευτών, εσόδων, εξόδων.
- Ταχύτατη τεκμηρίωση σε περιπτώσεις διαφωνίας μεταξύ των συναλλασσόμενων, χωρίς χρονοβόρες διαδικασίες.
Το όφελος για το Κράτος είναι μεγάλο, καθότι πλέον μπορεί να έχει την πραγματική εικόνα της επιχείρησης ,όσον αφορά τις συναλλαγές που πραγματοποιεί, ώστε να ελέγξει και να πατάξει φαινόμενα φοροδιαφυγής και διαφθοράς.
Επίσης, μια σειρά από άλλα πλεονεκτήματα, λόγω της ψηφιακής φύσης της διαδικασίας, είναι τα εξής:
αρχειοθέτηση, αναζήτηση, εξαγωγή στατιστικών στοιχείων, άμεση εικόνα εσόδων/εξόδων, επικοινωνία με το σύστημα ERP.
Συνοψίζοντας, τα πλεονεκτήματα που απορρέουν από την χρήση της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης για τις επιχειρήσεις, είναι:
- Η μείωση στα λειτουργικά κόστη
- Η ταχύτητα πληρωμών και εξυπηρέτησης πελατών και προμηθευτών
- Η ψηφιακή αρχειοθέτηση
- Η διαφάνεια και η αξιοπιστία
